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O e-mail pode ser o grande vilão das empresas – ou serão os funcionários?

É comum encontrarmos funcionários utilizando o e-mail para fins pessoais. Posso citar diversos casos reais:

a) E-mails circulando na empresa agendando encontros em bares, festas, restaurantes, motéis (isso mesmo que você está pensando), etc.

b) Pais e/ou mães utilizando o e-mail da empresa para receber as notas da escola do(s) filho(s).

c) Funcionários, que alegam não terem tempo para nada a não ser o trabalho, confirmando pedidos de compras (pessoais) via e-mail. Por exemplo, seguro do carro, utensílios domésticos, aparelhos eletrônicos, etc.

d) Extrato bancário (pessoal) trafegando no e-mail corporativo.

e) Cartões virtuais sendo enviados e recebidos através do e-mail corporativo.

f) Entre outros.

Atualmente estou implementando mecanismos que permitem detectar desvios na política de segurança – em relação ao e-mail corporativo. Aproximadamente 75% das mensagens são consideradas lixo. Dos 25% que chegam as caixas postais corporativas, aproximadamente 10% das mensagens são para fins particulares. Apenas 15% do total de mensagens tratam-se de negócios da empresa.

O interessante é que a empresa paga para administrar todo esse lixo que circula no correio eletrônico. Podemos listar algumas despesas devido à falta de ética e bom senso na utilização do e-mail corporativo:

a) Link de internet: a empresa precisa de um link com boa velocidade (ou seja, caro) para trafegar uma quantidade absurda de lixo no correio eletrônico.

b) Recursos Humanos: atualmente as empresas estão alocando profissionais para cuidar apenas do correio eletrônico. Ou seja, monitorar o tamanho das caixas postais dos usuários, verificar o envio e recebimento de mensagens, etc.

c) Espaço em disco: as empresas estão investindo verdadeiras fortunas em armazenamento dos e-mails corporativos (que na verdade estão com 85% de lixo).

d) Sistemas anti-spam: Tornou-se praticamente um investimento obrigatório. Ninguém agüenta mais receber diversas propagandas via e-mail.

e) Entre outros.

O treinamento constante dos usuários do correio eletrônico ajuda a minimizar riscos, aumenta a produtividade dos funcionários e evita o uso da ferramenta de trabalho para fins pessoais.

Caso a empresa não realize os programas de conscientização desta ferramenta de trabalho, o e-mail torna-se o grande vilão da organização.

a) Nunca envie informações “confidencias restritas e confidencias” via e-mail. Caso seja necessário, utilize criptografia. Existem diversas ferramentas para monitoramento dos e-mails. Essas ferramentas permitem a visualização do conteúdo dos e-mails que trafegam na empresa.

b) Não emita opiniões (utilizando o e-mail da empresa) para assuntos particulares ou listas de discussão.

c) Não faça correntes ou tente conseguir dinheiro para atividades de caridade via e-mail.

d) Não envie mensagens com conteúdo abusivo, difamatório ou qualquer informação que possa gerar má publicidade para a empresa.

e) Não moleste ninguém sexualmente via e-mail.

f) Não envie mensagens políticas ou religiosas.

g) Não envie SPAM.

h) Não crie e-mails falsos (falsa identidade). Mesmo sendo facílimo criar um e-mail falso, não faça isso.

i) Não envie fotos de mulheres nuas. E para as mulheres, não enviem fotos de homens nus para suas amigas.

j) Não envie as fotos da suas baladas ou das festas dos seus filhos via e-mail. É claro que estou falando do e-mail corporativo.

k) Não envie seu currículo utilizando o e-mail da sua empresa. Pode parecer absurdo, mas muitos funcionários procuram emprego utilizando os recursos da empresa, inclusive enviam o currículo através do e-mail da própria empresa.

Para você que é administrador de rede ou empresário, procure saber o que está circulando no seu ambiente computacional. Informações confidencias podem estar “vazando” via e-mail. O lixo virtual pode estar dentro da sua empresa e pior, sendo gerado pelo seus usuários e funcionários.

Abraços,

Denny Roger
denny@dennyroger.com.br